Informacion y Formas para Grupos

La siguente información es para grupos-organizaciones y ministerios aprovados por el párroco sobre las reglas/lineamentos para el uso de salones/instalaciones en San Justino Mártir y la Misión del Sagrado Corazón. 

Estos reglamentos-información fue entregada a todos los grupos en la junta del consejo parroquial en Enero de 2016. 



Formas


Para el Uso de Salones-Retiros y Eventos Especiales

Hoja de Información

Solicitud para el Calendario

Formato PDF Reglas para Reservar Salones 


Reglas para reservar salones en la parroquia de San Justino Mártir & Misión Sagrado Corazón

INTRODUCCIÓN:

Sólo los grupos autorizados por el Párroco pueden solicitar el uso de un salón para reservarlo.

Salones solicitados para reuniones / eventos deben ser utilizados sólo con fines aprobados.

¿CUÁLES SON LOS FINES APROBADOS?
-Adoración y Oración
-Formación de Fe
-Edificar la Comunidad Cristiana
-Recaudación de Fondos para el beneficio de la Parroquia en General

FINES NO APROBADOS:
-Fiestas privadas
-Recaudación de fondos para el beneficio de grupos individuales

 

 Todos los años en la primavera, cada Departamento y Organización es requerida someter lo siguiente:

    Hoja de Información (Lista de las personas autorizadas para recoger las llaves, debe tener 18 años o más)
•     Forma de Solicitud para el Calendario  para el Año Fiscal (julio-junio)
•     Lista de miembros  con la señal del asterisco (*)  junto a los nombres de los que trabajan con niños
    Forma Para El Uso de Salones (requerido por cada Evento Especial)

**Notas especiales:
1. Las fechas no se calendarizaran en el Calendario Parroquial a menos que todos los documentos mencionados hayan sido entregados.

2. Favor de planear con tiempo usando la calendarización anual. Si usted está en necesidad de una fecha de reunión adicional durante todo el año la cual no estaba prevista en su solicitud anual, debe de pedir la solicitud por lo menos con 5 días de anticipación (lunes a viernes). Ya no vamos a aceptar solicitudes de programación a última hora.

3. Cuando hay niños presentes en la reunión, deben de ser supervisados en todo momento POR DOS ADULTOS que han cumplido con el requisito de Ambiente Seguro mandado por la Diócesis de Orange.

4. Bebidas Alcohólicas no son permitidas en ninguna reunión o evento.

5. Con la excepción de eventos especiales, todas las instalaciones deben ser desocupadas antes de las 10:00 pm incluyendo estacionamiento de atrás. (Desocupar la Iglesia es para la protección y seguridad de los feligreses y personal de la parroquia) Si se utiliza el estacionamiento principal para estacionamiento, los últimos en salir, deben de cerrar las puertas del estacionamiento.

6. Eventos Parroquiales toman prioridad en la programación de uso. Si su evento está en conflicto, La Coordinadora Parroquial trabajará con usted para tratar de encontrar otro espacio u otra fecha que esté disponible

 

EVENTOS ESPECIALES
Se exige la Forma Para el Uso de Salones

Los EVENTOS ESPECIALES que requieren primero la aprobación y la forma del uso de salones deben ser incluidos y entregados junto con la Forma Anual de Solicitud para el Calendario o 4 meses antes del evento.

Eventos especiales incluyen:
Retiros
Retiros con presentadores invitados / Presentadores y / o músicos de afuera
Eventos Especiales con un orador invitado / Presentadores y / o músicos de afuera
• Grandes Eventos Parroquiales (Fiestas, Festivales, etc., etc.)
Recaudación de Fondos para la Parroquia en General (Todas las ganancias se presentarán y solo será para el bien de la Parroquia

PRIMER PASO:

 Cómo reservar el uso de las instalaciones

Si usted está reservando el uso de las instalaciones para:

·       Juntas Generales, cuyo propósito no incluye a un Presentador Invitado y / o músicos de afuera, etc.:

o   SOMITA y USE (Forma de Solicitud para el Calendario) envíelo por un correo electrónico a la atención de Coordinadora Parroquial, Jo Ann Davis a jdavis@saintjustin.org

Si usted está reservando el uso de las instalaciones para:

·        Retiros, retiros con Oradores Invitados de Afuera/Presentadores y/o músicos o Eventos Especiales con Oradores Invitados de Afuera/Presentadores y o músicos:

o   SOMITA y USE (Forma Para el Uso de Salones Retiros y Eventos Especiales) envíelo por un correo electrónico a la atención de la Coordinadora Parroquial, Jo Ann Davis a jdavis@saintjustin.org

Si usted está reservando el uso de las instalaciones para:

·        Grandes Eventos Parroquiales (Fiestas, Festivales) & Eventos de Recaudación de Fondos para la Parroquia en General:

·        Someta y Use (Forma Para el Uso de Salones Retiros y Eventos Especiales) envíelo por correo electrónico a la atención del Coordinador de Formación en la Fe para Adultos, Diácono José Ferreras, a jferreras@saintjustin.org

SEGUNDO PASO:


Una vez que la fecha de su reunión/evento es aprobada, su Solicitud para el Calendario se calendarizada en el calendario Parroquial, visible en la página web de la parroquia
www.saintjustin.org/calendar. El Dirigente del Grupo o persona de contacto recibirán una confirmación por correo electrónico desde OUTLOOK mostrando que su evento ya está programado.

·        Favor de avisar por lo menos dos (2) semanas a la Coordinadora de la parroquia si su reunión/evento esta CANCELADA; esto permitirá que otras organizaciones puedan utilizar las instalaciones.

·        Informar a la Coordinadora Parroquial por e-mail al jdavis@saintjustin.org de cualquier cambio en el liderazgo, direcciones, números de teléfono, dirección de correo electrónico, las personas autorizadas para recoger llaves, etc., de su organización.

 

Donaciones sugeridas:
$ 300 para el uso del Salón Parroquial y Cocina

$ 50 por cada salón de reuniones

TERCER PASO:

El día de su reunión o evento tendrá que obtener las llaves para el uso de la instalación.

LLAVES: Las llaves deben ser recogidas en la Oficina Parroquial de San Justino Mártir antes que cierre.

Lunes a Viernes a las 5:45 PM,   Sábados.: 5:45 PM,   Domingos.: 1:00 PM  Horario pueden variar.

La oficina está cerrada lunes a sábado desde el mediodía hasta las 1:30 pm para la comida. La oficina está cerrada los días feriados y otros días como se indica en el Boletín.

RECORDATORIO: De ser buenos administradores, por favor utilice los Sobres de Donaciones para compensar los costos de electricidad y Mantenimiento.

 

**NUEVO**


Incluido en el sobre de las llaves estará La hoja de Asistencia PARA SU USO. Al término de su reunión o evento, por favor regrese las llaves, el sobre de donación y la hoja de asistencia a la Oficina Parroquial de SJM antes de la hora de cierre o utilice el buzón adjunto a la puerta de la oficina del lugar.

CUARTO PASO:


RECORDATORIOS DE LA LIMPIEZA al utilizar las Instalaciones en la Parroquia de San Justino Mártir y la Misión del Sagrado Corazón

·        Cierre y ponga el seguro a las ventanas, apagar las luces que no tiene los sensores, y asegurase que todas las puertas están cerradas con llave antes de salir.

·        Asegúrese de que la instalación se deje en orden antes de salir.

·        Informar a la Coordinadora Parroquial si la instalación fue dejado inapropiadamente cuando llegaron al anotar cualquier anormalidad en la forma de las llaves o sacando fotos y mandándolas por correo electrónico a la Coordinador Parroquial a jdavis@saintjustin.org

·        Informar a la Coordinador Parroquial si encuentra algo en las salones que necesita reparación o es un peligro antes de su uso o durante su uso, por favor señalar el problema en la forma de las llaves, o tomar fotos y enviarlas por correo electrónico al Mantenimiento Parroquial a delliott@saintjustin.org

·        Sea respetuoso que no tenemos paredes insonorizadas. Por favor, mantenga el nivel de volumen al mínimo para no molestar o interrumpir las reuniones en las cercanías.

·        Para su seguridad, se le recuerda mantener las puertas exteriores cerradas durante sus reuniones No dejar las puertas abiertas.

 

QUINTO PASO:

Note los lineamientos siguientes para cada habitación que se utiliza, utilización de equipo, información general, etc.

NO SEGUIR LOS LINEAMIENTOS PUEDE RESULTAR EN MULTAS DE $ 50
o PÉRDIDA DE PRIVILEGIOS PARA USO DE FACILIDADES

USO DEL SALÓN PARROQUIAL O’CONNOR DE SJM  
Por favor de supervisar el arreglo y recogimiento adecuado de las sillas y mesas. Para evitar que se raye el piso por favor, utilice el diablito para las sillas al mover y al regresar las sillas y mesas hacia el área de almacenamiento. Consulte las fotos de apilamiento. Las mesas y sillas deben ser limpiadas de los alimentos y los derrames. Un trapo, cubeta y trapeador seco se encuentran en el armario del conserje justo dentro del baño de los niños. Por favor, limpien los pisos de cualquier derrame durante y después del evento. Varios artículos de la despensa están disponibles para el uso de todos excepto cuando se indica ESCUELA SOLAMENTE

·        Si la Cocina del salón parroquial se utiliza para preparar la comida y no se limpia adecuadamente y requiere más limpieza que el mantenimiento de rutina, se le multara una cuota por la limpieza de $ 50.00, así como la pérdida del privilegio de usar la cocina para eventos futuros. Sirva la comida en platos desechables; no dejen comida en la cocina o refrigeradores.

·        Toda la basura se va a colocar en los botes de basura correctamente alineados. Al término de su reunión o evento, amarrar las bolsas de basura y tirarlas en el bote grande de basura situado al lado sur del salón parroquial o al del estacionamiento de atrás.

·        La puerta entre el salón parroquial y el salón de reuniones debe estar cerrada con llave.

CENTRO PARROQUIAL: La puerta de entrada no se debe dejar abierta, y debe permanecer cerrada en todo momento. Las mesas deben de ser regresadas y las sillas apiladas correctamente. Cada grupo que utilice un salón de reuniones debe de pedir su propia llave para su salón particular, incluyendo para la capilla y la cocina.

SAGRADO CORAZÓN MISIÓN SALÓN #0:
Por favor supervisar el arreglo y recogimiento de las sillas y mesas. Para evitar que se raye el piso por favor, utilice el diablito para las sillas al mover y al regresar las sillas y las mesas al área de almacenamiento. Consulte las fotos de cómo apilarlas correctamente. Las mesas y sillas deben ser limpiadas de los alimentos y los derrames. Un trapo y una cubeta se encuentran en el armario del conserje entre los baños de los niños y niñas. Por favor, limpie los pisos de cualquier derrame durante y después del evento

·        Toda la basura debe de ser tirada a los botes de basura situados en la parte posterior de la Oficina y salón #0. Al término de su reunión o evento amarre las bolsas de basura y tirelas en los botes de basura.

·        La puerta entre el salón #0 y Oficina y debe estar cerrada con llave.

·        Cierre y asegure que todas las ventanas y puertas estén bien cerradas antes de salir.

SALÓNES DE LA MISIÓN DEL SAGRADO CORAZÓN (#1 - #4):
Las mesas y sillas deben de ser correctamente limpiados de alimentos y derrames. Hay una cubeta y trapeador en el armario del conserje entre los baños de los niños y niñas. Las actividades de niños utilizando materiales de arte deben de hacerse en las mesas con coberturas. Si mueven de su lugar las sillas y mesas por favor regresarlas como estaban cuando llegaron al salón.

RECUERDE DE APAGAR LAS LUCES, CERRAR LAS VENTANAS Y APAGAR EL AIRE ACONDICIONADO.


NECESIDADES
DE EQUIPO ESPECIAL:
Presentar por escrito (2 semanas antes) o en el momento que usted está reservando las instalaciones, para todas las necesidades de equipo, tales como pantallas de proyección, micrófonos y el soporte de micrófono, caballetes, podios, llave para subir y / o bajar el aro de baloncesto (en el salón parroquial), etc. ... Solicitud de último minuto puede resultar en que no haiga disponibilidad.

·        No pueden utilizar amplificadores en los salones, solo se podrán usar en la Iglesia o el salón parroquial.

·        Se necesita una aprobación previa de la Coordinadora Parroquia para conectar cualquier equipo adicional en los enchufes, tales como equipos electrónicos, bocinas, mezcladores de sonido, microondas, etc.

SEXTO PASO:

La publicidad de sus eventos:

Artículos para el boletín: los artículos deben ser presentados a Irene en la oficina parroquial antes de las 5 pm del lunes anterior al domingo que han de ser publicados. Los plazos pueden variar debido al cierre por días festivos. Los artículos pueden enviarse por correo electrónico (método preferido) para ikramer@saintjustin.org o enviados por correo o entregados a la Oficina Parroquial de SJM. Artículos en Español: presentar en español o dar una semana extra para traducciones. Todos los artículos están sujetos a la aprobación y revisión.

Anuncios verbales en la Misa: Artículos de interés general deberán ser presentados para anuncios verbales para las misas dominicales. Los anuncios deben de pedirse antes de las 5 pm del lunes anterior al domingo que se van a leer. Los anuncios pueden ser enviados por correo electrónico (método preferido) a Irene en ikramer@saintjustin.org o enviados por correo o entregados a la Oficina Parroquial de SJM.

Instrucciones para anuncios verbales en la Misa: El anuncio debe ser para un evento que está sucediendo inmediatamente después de la Misa en el día en que se anunció. Por ejemplo, un anuncio para un desayuno de panqueques que terminó a las 11 horas se leería sólo en las misas de  Domingo 6:45, 8:00 y 9:30am. No se aceptarán avisos de acontecimientos que suceden después de la semana o la semana siguiente. Anuncios deben ser muy breves, y están sujetas a la aprobación y edición.

Folletos, pósteres y carteles: Deben ser aprobados antes de ponerlos en el Vestíbulo, en las rejas o debajo del techado. Tamaños sugeridos: Folletos (8 ½ "x 11") y PÓSTERES (8 ½ "x 14"), (11 "x 17") o (22 "x 28"). La laminación se prefiere con hoyos en las cuatro esquinas, Carteles no mayores de (10 'de longitud x
3 'de alto) de nuevo con hoyos en las cuatro esquinas. Por favor, entregar los folletos, pósteres, y carteles a la Oficina Parroquial de SJM de 2-3 semanas antes del evento y el personal de mantenimiento los colocara en lugares apropiados.

Preguntas sobre estos lineamentos, contactar a :

Jo Ann Davis, Coordinadora Parroquial

Correo electrónico jdavis@saintjustin.org

o llamar

Línea directa (714) 917-2706 (lunes a viernes)

Teléfono de la oficina parroquial (714) 774-2595 extensión 106

 

REVISADO: Enero 2016